Professionelles Telefonieren und E-Mails gestalten

Viele Azubis kennen’s: Das erste Mal ans Telefon und direkt Panik – wer ist dran, was soll ich sagen? 😅

Ein „Hallo?“ reicht nicht – du bist die Stimme deines Betriebs. Freundlich bleiben, klar sprechen und richtig weiterleiten.

Ob Büro, Kundenkontakt oder Handwerk – irgendwann klingelt’s.

Keine Sorge: Anfangs ungewohnt, aber mit jedem Anruf wirst du sicherer!

📞 Wenn du angerufen wirst – 5 Tipps für Azubis

1. Richtig melden 📣

 Immer mit Betriebsname, Vor- und Nachname und einer freundlichen Begrüßung – z. B.:
 „Guten Tag, Beispiel GmbH, Max Müller am Apparat.“

2. Freundlich bleiben 😊

 Auch wenn du gestresst bist: Lächeln hilft– das hört man wirklich! Freundlich, klar und höflich reden kommt immer gut.

3. Wichtiges notieren 📝

 Zettel & Stift immer griffbereit! Notier dir: Name, Rückrufnummer, Anliegen, Uhrzeit, Erreichbarkeit.

4. Standardsätze nutzen 🗨️

 Hilft mega, um sicher zu wirken. Z. B.:
 „Ich verbinde Sie gern.“ / „Möchten Sie einen Rückruf?“

5. Du bist das Aushängeschild 🧑‍💼

 Auch wenn du noch Azubi bist – der Anrufer merkt das nicht. Du repräsentierst deinen Betrieb, also gib dein Bestes!

☎️ Wenn du selbst anrufst – 5 Tipps für Azubis

1. Gut vorbereiten 🧠

 Bevor du anrufst: Überleg dir genau, was du sagen willst und wen du brauchst. Notizen helfen!

2. Richtig vorstellen 🙋‍♂️

Sag deinen Namen, den Firmennamen und warum du anrufst.

Beispiel: “Hallo, hier ist Max Müller von der Beispiel GmbH. Ich hätte eine Frage zu...”

3. Klar & deutlich sprechen 🗣️

Sprich langsam, deutlich und ohne Slang oder Kaugummi im Mund. Ein bisschen Dialekt ist okay, aber vermeide Umgangssprache.

4. Rückfragen stellen, wenn nötig ❓

 Wenn du was nicht verstehst: Nachhaken ist besser als raten. Zeigt, dass du aufmerksam bist.

5. Höflich verabschieden 👋

 Zum Schluss ein freundliches:
 „Danke für das Gespräch – ich wünsche Ihnen einen schönen Tag!“ bleibt positiv im Kopf – und du machst einen super Eindruck.

📬 E-Mails schreiben – So klappt’s auch als Azubi!

Du musst im Betrieb E-Mails schreiben, bist aber unsicher, wie? Kein Ding – mit diesen Tipps wirkst du direkt professionell (auch wenn du’s zum ersten Mal machst 😉

️ Top 5 Tipps für professionelle E-Mails in der Ausbildung

1. Klarer Betreff – sag, worum’s geht

Der Betreff soll präzise und verständlichsein. Kein „Anfrage“ oder „Wichtig“, sondern z. B.:
 → „Rückfrage zum Azubi-Meeting am Freitag“
 So findet man die Mail auch später schnell wieder.

2. Freundliche Anrede & Grußformel

Immer mit korrekter Anrede und einem höflichen Abschluss schreiben.
Zum Beispiel:
 → „Sehr geehrte Frau Meier …“
 → „Mit freundlichen Grüßen / Viele Grüße“

3. Kurz und verständlich schreiben

Kein Roman! Komm direkt auf den Punkt und formuliere einfach und klar.
Wichtiges zuerst, unnötige Fachbegriffe oder Abkürzungen weglassen.

4. Struktur & Übersicht

Gliedere deine E-Mail mit Absätzen, Aufzählungen oder Nummerierungen.
So kann der Empfänger alles leichter erfassen und beantworten.

5. Alles checken vor dem Senden

Bevor du auf „Senden“ klickst:
 ✅ Rechtschreibung prüfen
 ✅ Namen richtig geschrieben?
 ✅ Anhänge drin?
 ✅ Alles verständlich formuliert?

Quellen:

Deutsche Handwerks Zeitung (o. D.), Knigge für Azubis – Wie benehme ich mich richtig?, deutsche-handwerks-zeitung.de, https://www.deutsche-handwerks-zeitung.de/knigge-fuer-azubis-wie-benehme-ich-mich-richtig-145836/

unbekannter Autor (o. D.), Ausbildung – Der kleine Azubi-Knigge, interne Datei (nicht öffentlich zugänglich), file://///WMERWFS0001.WMER.EDU.SFFM/HomeS$/re.uzun/Downloads/Ausbildung-Der-kleine-Azubi-Knigge-1.pdf

chemie-azubis.de (o. D.), Top Ten Telefon-Tipps für Azubis, chemie-azubis.de, https://www.chemie-azubis.de/detailansicht/news/top-ten-telefon-tipps-fuer-azubis/